Лицо вашей компании

Просмотров: 4300

Автор: Андрей Ковалев
Выпуск:

Первым шагом к созданию должного имиджа вашей компании является организация пространства приемной

 Ведь первое, что видят ваши клиенты, приходя к вам в офис, - это рабочее место секретаря или администратора. И впечатление о вашей компании начнет складываться не только от умения и обаяния ваших сотрудников, но и от органичности и удобства хорошо организованного пространства ресепшен, которое, по сути, является лицом вашего предприятия. На нюансах организации в офисе зоны приемной мы и остановимся сегодня в нашей рубрике
«Ваш офис».

О цвете и свете
Для начала надо определиться с цветовой гаммой стен и пола, которая будет максимально соответствовать функциям, возлагаемым на приёмную, и создавать нужный настрой у посетителей офиса. «Психологи давно провели исследования и сделали выводы, как различные цвета воздействуют на человека, - говорит дизайнер Илья Орлов. - Тёплые тона обладают стимулирующим эффектом, вызывают прилив энергии и активность. Холодные тона, наоборот, успокаивают и расслабляют. Люди, уверенные в себе и состоявшиеся, предпочитают спокойную цветовую гамму, а молодые и активные отдают преимущество яркости и броскости в цветовых решениях. Исходя из этого и выбираем цветовую гамму приёмной. Если основная часть посетителей фирмы - молодые люди, то цвета должны быть яркими и необычными. Если люди старшей возрастной категории чаще бывают в офисе, то тона должны быть неброскими и спокойными». Необходимо также придерживаться корпоративного стиля в отделке фронт-офиса и использовать фирменные цвета, и не только из эстетических соображений. Таким образом, к примеру, банку, имеющему обширную сеть филиалов, удается сделать все свои офисы узнаваемыми.
От темы выбора цвета перейдем к теме выбора света – это крайне важный пункт в обустройстве офисной приемной, которому многие руководители, к сожалению, почти не уделяют внимания. «Естественно, одной люстрой посредине потолка здесь не обойтись, - рекомендует И. Орлов. - В рабочей зоне уместно использовать рассеянный тип освещения, дабы хорошо освещалась стойка и рабочие поверхности. Встроенные потолочные и настенные светильники с люминесцентными лампами как нельзя лучше справятся с этой задачей. В самой зоне ожидания освещение должно быть неярким, чтобы у посетителей не возникало ощущение напряжения. Но освещение не должно быть и слишком тусклым, дабы было комфортно пролистать прессу или рекламные буклеты вашей компании. Здесь рационально использовать настенные бра с направленным светом, настольные светильники, а также потолочные лампы с регулировкой освещенности».

«А пока присядьте на диванчик!»
Следующим шагом к созданию «правильной» приемной служит её разделение на функциональные зоны. По словам дизайнеров, прежде всего надо понять, каковым будет поток посетителей в вашем офисе. Если он постоянно многочисленный, то приемную надо делать предельно функциональной и удобной: выбрать практичные напольные материалы, обеспечить побольше мест для ожидания. Если посетителей не так много и работа офиса не подразумевает частых встреч, то задача фронт-зоны в общем-то сводится к тому, чтобы произвести хорошее впечатление на гостей.
Но в любом случае без зонирования не обойтись. Главное здесь - рабочее место секретаря, которое обычно находится справа, в глубине приемной, лицом к входной двери. По идее, секретари должны иметь обзор всего и всех, видеть, что или кто находится в помещении. При этом секретари обязаны чутко реагировать на потребности посетителей и руководства. Сейчас обычно при входе в приемную посетитель сразу же останавливает взгляд на логотипе компании на противоположной стене и на расположенном ниже месте секретаря, который постоянно на виду. Любой человек психологически хочет отгородиться шкафами, перегородками и иметь отдельное помещение, приемная же — это большое открытое пространство, и секретарю там изначально некомфортно. Поэтому в некоторых офисах секретарские места располагают по бокам, чтобы не бросались в глаза.
Рядом с местом секретаря - один-два стула для посетителей. Напротив обычно - зона ожидания, которая включает в себя журнальный столик, диван и несколько кресел. Если, конечно, позволяют размеры вашей приемной. «Мебель должна быть не только представительной, но и удобной – подумайте хотя бы о вашем секретаре-референте, вынужденном находиться на ресепшен как минимум 8 часов в день! – говорит Илья Орлов. - Для кресел и диванов оптимальна кожаная обивка – она практична и долговечна. Столы и стулья, если они есть, – классических форм, с четкими геометрическими линиями. Обычно так и поступают в смоленских офисах». Хотя, по словам эксперта, мягкая мебель в виде комфортных диванов и элегантных кресел уместна не всегда – современные тенденции офисной моды Москвы, Санкт-Петербурга и прочих крупных городов России предусматривают несколько классических стульев и современные кушетки, которые занимают минимум места. Но по какому пути в выборе мебели вы ни пойдете, самое важное - правильно её расставить: пути передвижения сотрудников по приемной не должны пересекаться с зоной, где ожидают посетители.  Кстати, в компании Арете-дизайн можно сделать мебель на заказ для офиса.

Ваше слово, секретарь!
Но стулья стульями… Основной доминантой в интерьере абсолютно любого офиса является стойка администратора - ресепшен, которая, по сути, представляет собой единый эргономический мебельный комплекс. Дизайнеры, выбирая корпоративный стиль офиса, всегда начинают разработку своих проектов именно с ресепшен, которая чаще всего выполняется в единой стилистике со всем окружающим интерьером компании и даже может отражать основное направление бизнеса фирмы. Согласитесь, есть разница в оформлении приемной зоны креативного рекламного агентства и компании, занятой грузоперевозками.
«Офисы открываются в Смоленске постоянно, поэтому ресепшен пользуются популярностью всегда, - говорит Виталий Балин, генеральный директор компании «VIP-мебель». - Даже при самой небольшой площади не стоит отказываться от этого немаловажного элемента офисного интерьера. Если ресепшен делают под заказ, на его выполнение уходит 30 рабочих дней. Иногда заказчики приходят и со своими эскизами, но это встречается крайне редко. Стоимость конструкции зависит как от сложности исполнения, так и от материалов, из которых она изготавливается. Поэтому разброс цен достаточно большой: от 20 до 40 тысяч рублей и выше. Чаще заказчики из Смоленска выбирают модели экономкласса».
Главными факторами при заказе стойки администратора являются размеры и форма помещения приемной зоны, а также количество служащих, которые будут работать за стойкой, и основной набор-нагрузка их функциональных обязанностей. Немаловажным обстоятельством является еще определение основного набора оргтехники, которая будет использоваться за стойкой, дабы избежать в дальнейшем тесноты и невозможности подключения техники. Как указывают эксперты, количество бумаг и папок нужно свести до минимума, так как слишком большое их обилие создает угнетающую обстановку беспорядка в делах. По возможности нужно использовать для хранения бумаг полки или шкафы для книг из массива. Над стойкой не должно быть никаких нависающих полок, потому что это будет мешать сосредоточиться на работе. Телефон на рабочем столе должен находиться со стороны уха, которым вы слушаете при разговоре с абонентом. Шнур телефона нужно устроить так, чтобы он не пересекал рабочую зону стола. При этом необходимо учитывать, что дизайн офисов – это относительно новое направление в отличие от дизайна коттеджей, квартир и частных домов. В этом направлении в Смоленске работает гораздо меньше профессионалов, чем хотелось бы, но ситуация все же с каждым годом меняется в лучшую сторону.
«И все же – это рабочее место секретаря или администратора. К их мнению руководители должны прислушиваться обязательно, - говорит Екатерина Макеева, директор смоленского мебельного салона «Фронда-Сити». - Иногда руководители приходят к нам в салон вместе с секретарем. Но чаще наши сотрудники выезжают в офис, где администратор на месте рассказывает, за какой стойкой ему будет комфортно работать. Но все же определяющим фактором является стоимость конструкции. В последнее время смоленские предприниматели стали очень экономными».

Квадрат вместо круга
Впрочем, не расстраивайтесь, если бюджет не позволяет обставить приемную по высшему разряду – самыми последними дизайнерскими разработками из самых дорогих материалов. Ведь приемная – это такое помещение, которое вынужденно меняется вслед за развитием компании, а потому ее интерьер необходимо обновлять каждые три-четыре года. А кто знает, что за это время произойдет? Может, когда вы позовете дизайнеров, чтобы обновить интерьер приемной в очередной раз, ваши финансы позволят вам нечто большее, чем вы имеете сейчас!
Существует ли какая-либо мода на ресепшен? Безусловно. Так, по словам Виталия Балина, заметно увлечение натуральными материалами и простыми геометрическими формами (прямоугольник, квадрат), которое постепенно приходит на смену моде на округлые элементы. Однако ресепшен в форме круга или волны никогда не выйдет из моды, это очень удобный конструктивный элемент приемной. Понятно, что ресепшен должна соответствовать всему интерьеру приемной. Дизайнеры выделяют несколько основных стилей.
Минимализм. Достаточно распространенный в смоленских фирмах стиль, его нередко используют для организации строгого офисного пространства. Он отличается лаконичностью и четкостью линий, сдержанностью и простотой. Никаких декоративных украшений и узоров в данном случае быть не должно.
Экостиль. Его также называют скандинавским. Из названия понятно, что главной целью такого интерьера является сохранность окружающей природной среды. Данному направлению присущи естественные оттенки и материалы. Если деятельность компании связана с природой, то можно сделать столик в приемной в виде пня, а вешалку для одежды - из оригинальной коряги.
Хай-тек. Еще один востребованный стиль, который стал популярен в последние годы. Это строгий и практичный интерьер, помещение наполняется функциональными предметами, мебелью. Преобладают в интерьере пластик, металл и стекло. А вот декоративные элементы полностью исключаются. Ресепшен в сочетании с металлическими и стеклянными поверхностями выглядят особенно стильно и современно, с их помощью легко придать индивидуальность помещению приемной.
Классика. Стойка администратора - ресепшен - в этом варианте, как правило, изготавливается из натурального шпона деревьев, МДФ, в экономварианте – ДСП, при этом для повышения износоустойчивости изделия на материал наносится ламинированное покрытие. Мебель для офиса в виде ресепшен классического стиля обычно выполняется с имитацией расцветки и фактуры дерева.
А в каком стиле оформлена приёмная в вашем офисе?

Стоимость конструкции стойки ресепшен зависит как от сложности исполнения, так и от материалов, из которых она изготавливается. Поэтому разброс цен достаточно большой: от 20 до 40 тысяч рублей и выше. Чаще заказчики из Смоленска выбирают модели экономкласса».
Виталий Балин, генеральный директор
компании «VIP-мебель»

Один из лучших способов оживить интерьер приемной – установить аквариум  в зоне, которая не слишком бросается в глаза. Такой предмет интерьера создаст доброжелательную атмосферу в приемной, будет способствовать успокоению, снятию стресса.

Высота верхнего уровня стойки оптимально должна составлять не менее 110 сантиметров. Такая высота столешницы позволяет секретарю или администратору хорошо просматривать помещение, а также ощущать себя в защищенности. Современные ресепшен могут оснащаться специальным регулирующим механизмом для фиксации высоты верхнего и нижнего уровней.

Часто, для экономии пространства офисного приемного помещения, заказывают компактные стойки ресепшен экономкласса. Но любой здравомыслящий руководитель обязан понимать, что экономить на внешнем виде лица фирмы не стоит.

Основные формы стойки
1. Прямые стойки обычно располагают в офисной части или магазине.
2. Угловые ресепшен, как правило, являются дополнением либо продолжением прямой стойки и образуют с ней единую зону.
3. П-образная стойка проектируется для больших офисов или центров, используется не одним сотрудником, а также предусматривает временное пребывание персонала – водителей, курьеров, помощников администратора.
4. Радиусная ресепшен – самая презентабельная, и не только по красоте, но и по удобству рабочего пространства. К сожалению, стойку такой конфигурации могут позволить себе организации с большой офисной площадью.
5. Замкнутые ресепшен могут иметь любую геометрическую форму.

Кстати
При необходимости в приемной можно установить несколько рабочих столов с компьютерами и оргтехникой. Место, которое не очень хорошо видно от входа и из центра приемной, нужно отвести под гардероб, где будет висеть одежда, и для тумбы, в которой будут находиться чайник и чашки, сахар и напитки. Если приемная достаточно просторная, то все эти зоны приемной можно выделить с помощью перегородок с растениями, что придаст пространству привлекательный и уютный вид.